Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
El destinatario es siempre UNA sola persona o Institución.
La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003.
Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:
Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc. Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en MAYÚSCULAS FIJAS.
Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.
Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.
Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.
Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guión o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.
Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas.
Rúbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre o título. La rúbrica se escribe encima del nombre del remitente que se ha escrito en mayúsculas fijas. No se usa la raya para poner la rúbrica.
Cargo o documento de identificación: se escribe debajo del nombre y con mayúscula inicial. Cuando la carta está firmada por una persona particular, va, en el lugar del cargo, el documento de identificación personal.
Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante, el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo sea inferior al de quien firma a la derecha.
Bogotá D.C. 18 de Junio de 2010
Doctor(a)
CECILIA AITKEN,
COORDINADORA DE GESTION DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACION,
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA.
Dirección: AVENIDA CARACAS 13 88.
Asunto: Solicitud Convocatoria
Apreciado doctora Aitken:
Me permito solicitarle abrir una convocatoria cerrada para Tecnólogos, una vez terminen su proceso de formación.
De igual manera, por su intermedio solicito se tenga preparado para este día un listado de los tecnologos que seran convocados.
Cordial saludo,
CLAUDIA JANNETH RUIZ
Aprendiz SENA
CGA
No hay comentarios:
Publicar un comentario